ORGANIZACIÓN Y METODOS (CONCEPTOS)

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin, fin que fue previamente definido por medio de la planeacion; organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actué como una sola, para lograr un propósito común.

La organización es un producto humano y como tal, nunca será perfecta, pero si perfectible, es decir susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe estar encaminada a un fin; organizar por organizar no tiene sentido. La palabra organización proviene del griego Organon  que significa instrumento, de hecho la organización nos da idea de instrumento.

Una definición de organización, de acuerdo con el tema, es: la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad en la primera parte.

Todo organismo, para que pueda existir como tal, necesita de los siguientes elementos:

a.       Partes diversas entre si: ningún organismo se forma de partes idénticas.

b.       Unidad Funcional: estas partes diversas tienden al mismo fin.

c.       Coordinación: para lograr ese mismo fin necesitan complementarse entre si, no importa que sus funciones sea diversas.

Como la planeacion, la organización es una función ejecutiva. Mediante ella, por si misma no se logra materialmente el objetivo, sino que pone en orden los esfuerzos y se formula el armazón adecuado y la posición relativa de las actividades que se habrán de desarrollar.

La organización relaciona entre si las actividades necesarias y dispone quien debe desempeñarlas.

Si los recursos necesarios para trabajar están diseminados, la organización los reunirá ordenadamente.

La organización ayuda a suministrar los medios para que los administradores desempeñen sus puestos. Las actividades que se planean, ejecutan y controlan, necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo; sin organización, los administradores  sencillamente no podrán ejercer su función.

Organizar es una función de crear o proporcionar las condiciones y relaciones básicas que son requisito previo para la ejecución efectiva y económica del plan.

Organizar incluye, por consiguiente, proveer y proporcionar por anticipado los factores básicos y las fuerzas potenciales, como esta especificado en el plan.

Organizar trae por resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo con el modelo determinado por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica.

Los lineamientos generales de la organización en una empresa los suministra esa estructura, la cual proporciona el marco dentro del que la gente pueda trabajar motivada y eficientemente.

La estructura de organización es creada, mantenida y adaptada por los dirigentes.

                                             ORGANIZACIÓN FORMAL

En una forma general se puede establecer que la organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Si se toma en consideración que la suma total de esfuerzo de las personas cuando están organizadas será mayor a la suma de los esfuerzos individuales cuando no están organizados, puede establecerse que la organización es necesaria cuando dos o mas personas trabajan conjuntamente.

Cada miembro dentro de la organización formal puede contribuir en forma mas eficiente con su trabajo para la consecución del objetivo primordial, si conoce específicamente cual es el trabajo que va a administrar, quien lo va a ayudar, a quien debe reportar y que miembros pertenecen a su grupo de trabajo.

Una definición de lo que es la organización formal, se puede puntualizar así, según algunos autores:

HENRY FAYOL dice: Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento, tales como materia prima, herramientas, capital y personal, de lo que se pueden hacer de este conjunto dos grandes divisiones: uno el organismo material y dos el organismo social.

MOONEY Y RILEY dicen que organización, en el sentido formal, significa orden, y su síntesis, un procedimiento ordenado y organizado.

H: KOONTZ Y C: O’Donnell afirman: la organización se considera como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encaminadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal, entre los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecución de los objetivos de la empresa.

Así pues, consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llega a tener la cohesión y la armazón en el que se coordina el esfuerzo individual.

La organización formal de la empresa tiene como propósitos generales los siguientes:

1. Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de la empresa en la forma más eficiente y con el mínimo de esfuerzo, a través de un grupo de trabajo, con una fuerza dirigida.

2. Eliminar duplicidad de trabajo.

3. Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas o actividades, y que cada persona dentro de la organización formal sepa de quien depende y quienes dependen de el.

4. Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados para que las políticas u objetivos establecidos se logren en forma más eficiente, hasta en los niveles más bajos de la organización.

De acuerdo con lo expuesto, se puede decir que la organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar e identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa, a través de definir y delegar la responsabilidad y la autoridad adecuada a todos los miembros que la integran, estableciendo una cadena de mando y los mas apropiados canales de comunicación.

Todo esto estructurado y encaminado hacia la obtención de los objetivos de la empresa en la forma más eficiente y con el mínimo de esfuerzo.

Este tipo de organización formal usualmente se presenta en cartas de organización u organigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se representan la estructura oficial de la empresa.

Como complemento a estas cartas de organización están los manuales de organización, que definen por escrito la organización de la compañía para asegurarse que las responsabilidades de todos son comprendidas por los interesados y por todos los involucrados.

Ya que se han delineado de manera general la estructura formal de la empresa, se analizara ahora otro tipo de organización, que no aparece ni en los manuales de organización ni en ningún documento, pero que sin embargo tiene una fuerza actuactante tan importante como la oficial.

De la conducta informal de los trabajadores se deriva otro tipo de relaciones que sobrepasa las expectativas u oficiales del trabajo, llegando a constituirse en una segunda estructura social espontánea que se manifiesta en actividades recreativas, en la existencia de grupos y el uso de un lenguaje ocupacional.

A medida se subestima la presencia de esta organización informal a pesar de que realiza funciones de gran importancia para el logro de los fines de la empresa, al formar grupos de relaciones no oficiales que crean fuertes sentimientos de solidaridad y de trabajo y permiten la introducción de elementos de juegos y de expresión individual.

                                             ORGANIZACIÓN INFORMAL

Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianzas o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.

Como en todas las empresas, las organizaciones informales tienen sus propias reglas y tradiciones, que nunca se consignan por escrito, pero que sin embargo, se cumplen como debe ser.

Las organizaciones de este tipo tienen sus objetivos, que pueden estar en contraposición con los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos

La organización informal es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos frente a la organización formal.

Dentro de la organización existe el influjo de las presiones informales; es bien sabida que una organización esta integrada por pequeños grupos, formados por amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, etc.

Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se han establecido de manera formal.

La imposición de una estructura formal y de canales formales de comunicación, incluso la mera posibilidad de un cambio en el grupo pequeño y en las relaciones informales, puede alterar gravemente la productividad y la cooperación.

Lo irracional de los arreglos informales de grupo suele ser superior a lo racional de la estructuración formal de la organización en lo tocante a eficiencia y moral de trabajo.

Por estas razones la planificación de organización debe tener en cuenta los arreglos informales de organización; esto se puede hacer poniendo sobre la carta de organización formal las relaciones existentes o informales.

PFIFFNER Y SHERWOOD POR SU PARTE DICEN: Junto con la estructura formal, coexisten una cantidad de otras formas de acción mutua entre las personas pertenecientes a la organización; estas formas pueden analizarse de acuerdo con diversas teorías de comportamiento de grupo, pero no hay que olvidar que, en realidad, nunca funcionan de manera distintiva, y que todas ellas están entremezcladas dentro de la organización, que, a su vez sigue también en gran parte su estructura formal.

Cinco son los patrones que deben considerarse como básicos:

1. La red sociométrica.

2. El sistema de contactos funcionales.

3. La red del centro donde se toman acuerdos.

4. El patrón de poder.

5. Los canales de comunicación.

En toda organización existe entre la gente un juego de relaciones que tiene carácter puramente social; estas relaciones existen debido a una trama de sentimientos de atracción. Este patrón de contactos de persona a persona se llama sociométrico, por cuanto nos viene revelado en la clase de pruebas de grupos a las que su creador J. L. Moreno, le dio este nombre.

Algunos investigadores opinan que las actividades individuales que se presentan a medicino sociométrica son tantas que conviene señalar las siguientes:

1. Las relaciones preescritas, que son lo mismo que la organización oficial o formal.

2. Las relaciones percibidas, que consisten en la interpretación que la gente da al sentido de la red oficial.

3. Las relaciones reales, que son aquellas interacciones que tienen lugar de hecho entre las personas.

4. Las relaciones deseadas, que son las preferencias de las gentes respecto de las interacciones que desean con otras personas.

5. Las relaciones rechazadas, que son las relaciones no deseadas con otras personas .Los contactos funcionales se producen, típicamente, en aquellos puntos donde se necesita información especializada; por medio de ellos, el personal dirigente o cualquier otro especialista o el jefe, ejerce su influencia en las operaciones sin tener ninguna responsabilidad directa por el trabajo en si.

Esta relación parecida a la que existe entre el profesional y su cliente, es un fenómeno propio del siglo XX, y más señaladamente aun del periodo de mediados del siglo.

La red de poder y autoridad, junto con la red funcional, puede  saltarse de canales jerárquicos; es en este sentido que poder y autoridad toman la configuración de una red o malla. Así pues, la manera de enfocar la cuestión a base de un patrón de este orden resulta útil, no para minar el concepto de jerarquía sino para procurar una imagen de la práctica real.

Lo correcto seria decir que existe una red de influencia y no una red de acuerdos; esto depende naturalmente, de la definición que se de a  la facultad de tomar acuerdos y en si, se insiste en que haya una elección bien definida entre posibilidades alternativas, hechas por una persona que tenga autoridad; en este caso la función de tomar acuerdos sigue habitualmente unos caminos y canales jerárquicos perfectamente claros.

Sin embargo, si pensamos basándonos en el proceso propio de los acuerdos y no en un punto en el que haya que tomar un acuerdo, el sentido de interacción y de influencia se presenta de modo claro. 

A este respecto resulta útil citar el concepto de Mary Parker Follet de lo que es dar ordenes, del que dice: una orden o mandamiento es un paso dentro del proceso, un instante en el avance de una experiencia entretejida, no se debe considerar o creer que este paso constituye un paso mas grande dentro del proceso de lo que realmente es.

Las organizaciones, en realidad, una compañía inestimable de inversiones, compuestas por individuos que reaccionan como tales, e individuos que reaccionan asimismo como partes de otras organizaciones más pequeñas.

En un extremo de la escala se encuentra siempre el individuo como organismo capaz de adaptarse, y en el otro extremo se encuentra la organización; llegados a este punto vale la pena que se haga hincapié en el; los individuos no se desprenden de sus normas, de sus actitudes y de las necesidades de su personalidad  por el simple hecho de que ingresan en una organización; ni tampoco sacrifican necesariamente su propia dependencia respecto a los diversos tipos de grupos y asociaciones a los que ya pertenece.

Solo cuando comprendemos toda la escala de lealtades por las que el individuo puede optar libremente en una situación corriente, es cuando comenzamos a lograr un asomo de la complejidad de las organizaciones y de los patrones de conducta que caben dentro de ella.

Una razón fundamental de ello es que cada nivel sugiere su propio sistema de responsabilidades, lealtades y compromisos. En una palabra, cada uno de ellos tiene sus metas propias y así vemos que dentro de la organización habrá exigencias dictadas por la necesidad, al igual que las hay entre los individuos y los grupos, y también en los grupos entre si, y entre los grupos y la organización. De aquí que las oportunidades de divergencia en las aspiraciones, y por consiguiente en las metas, sean casi definitivas.

Finalmente, la organización informal se puede observar en cinco niveles diferentes:

1. La organización informal total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre si.

2. La organización informal, constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa. Estos grupos mayores tienen como rasgo característico el ser eventuales.

3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente, por  ejemplo el grupo constituido por amigos, por familia, por compañeros de estudio, etc.

4. Grupos pequeños de 3 y 4 personas relacionadas íntimamente, y miembros a su vez de amigos conocidos.

5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

                                    ORGANIZACIONES SOCIALES

Un organismo social es un grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con la mayor eficiencia determinados objetivos comunes que individualmente no es posible lograr: los de una empresa, de una asociación de beneficencia de una sociedad en general, de una cooperativa. Etc.

Los objetivos de un organismo social son los fines o metas que pretende alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.

Si se trata de una empresa privada, estos objetivos pueden ser la producción y venta de los artículos que el publico necesita, y de esta manera obtener utilidades legitimas; si es una dependencia de gobierno, la prestación de algún servicio publico, como auxiliar a los necesitados; por tanto los objetivos pueden ser de lucro o de beneficencia, políticos, y públicos o particulares, con tal de que requieran el esfuerzo de mas de un hombre.

En todo  organismo social, se pueden distinguir dos fases o etapas  principales:

1. La primera etapa en todo organismo es la estructuración o construcción del mismo; en ella, partiendo de la iniciativa de unos pocos hombres, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social;

2. La segunda etapa, de hecho indefinida, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.

En la actualidad, cuando se habla del concepto de empresa como un organismo social típico, siempre se hace referencia a: trabajar en una empresa, ir a una empresa, etc. Y sin embargo es a la vez uno de los conceptos mas difíciles, cuya exploración aun no esta terminada por hallarse en plena evolución.

La palabra empresa tiene un contenido muy amplio, ya que abarca tanto  las sociedades mercantiles, las civiles y las sociedades de hecho, así como a las negociaciones de un solo propietario, fundadas para llevar a cavo construcciones, negocios o proyectos de importancia.

En un sentido todavía más amplio, se puede considerar como empresa a cualquier organización, para el ejercicio profesional o para otros fines diversos.

Empresa es una acción ardua y difícil que valerosamente se comienza.

Otra definición; es la obra o designio llevado a efecto, en especial cuando en el intervienen varias personas.

Sin embargo, se considera que para entender el contenido de una empresa deben analizarse los elementos que la forman:

• Recursos materiales: lo integran sus edificios, y las instalaciones que en estos se realizan para adaptarlas a la labor productiva; la maquinaria y los equipos, la materia prima que ha de salir transformada en producto; los productos terminados; el dinero, ya que toda empresa necesita cierto efectivo además del que se tiene disponible para pagos diarios, urgentes, valores, acciones, obligaciones y otros.

• Recursos humanos: Son el elemento activo de la empresa y desde luego el de máxima dignidad; existen ante todo obreros, o sea aquellos cuyo trabajo es predominantemente manual; los empleados, cuyo trabajo es de categoría mas intelectual y de servicio; existen además los supervisores, cuya misión fundamental es vigilar el cumplimiento exacto de los planes y ordenes señalados; los técnicos, o sea las personas que, en base a un conjunto de reglas o principios, buscan crear nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles, etc.; los altos ejecutivos, o sea aquellos en quienes predomina la función administrativa sobre la técnica; los directores que su función básica es la de fijar los grandes objetivos y políticas, aprobar los planes mas generales y revisar los resultados finales.

• Recursos técnicos (financieros): Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas actividades, las personas, o estas con aquellas; puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa, es decir los sistemas. Existen sistemas de producción tales como formulas, patentes, métodos; sistemas de venta, como el auto servicio, la venta a domicilio o a crédito; sistemas de finanzas, sistemas de organización y administración, consistentes en la forma de cómo debe estar estructurada la empresa, es decir, su separación de funciones, su numero de niveles jerárquicos, el grado de centralización o descentralización.

                                                         TIPOLOGIA DE LAS ORGANIZACIONES

Analizando el concepto de topología de las organizaciones, se debe empezar por comprender lo que es topología: tipo quiere decir ejemplar, modelo, símbolo que representa un caso figurado; y logos estudio o tratado, en otras palabras, topología se refiere al estudio de los modelos a través de los cuales puede desarrollarse un sistema de organización.

La topología de las organizaciones es el medio por el cual se puede definir la estructura mas adecuada para el logro de los fines o metas de cualquier organismo social; concretamente la topología nos representara los sistemas de organización existente como los medios técnicos por los que se realiza la organización, es decir, son las diversas combinaciones establecidas en las divisiones de funciones y de la utilidad dentro de su estructura orgánica y se expresa en los organigramas, y se complementa con los manuales e instructivos.