REGISTRO DE LOS HECHOS DE O. y M

                                          REGISTRO DE LOS HECHOS

Debe tomarse nota, en forma resumida de la información conseguida, del lugar de su procedencia, su fecha y su importancia; el objeto no es solo tener un informe completo del proceso o de los deberes de determinado funcionario, sino un medio de descubrir inexactitudes, faltad de precisión o informaciones escasas.

Ayuda al estudio de los hechos y a su comprensión por el investigador, debiendo ordenarse cuidadosamente al ser escritos, pudiendo llevarse a gráficos o esquemas.

Como la recogida de datos es operación laboriosa, es aconsejable dividir la tarea de forma que el especialista de O. y M. pueda resumir al final de la jornada, el material que recoja, reflejándolo en un informe diario, presenta la ventaja de que clarifica las ideas y las concreta, permitiendo comprobar al día siguiente su exactitud, con el propio funcionario de la unidad.

La información recogida debe ordenarse pensando en el informe que se presentara. El cual se dividirá mediante encabezamientos y subtítulos, y todos los hechos recogidos suelen tener una mezcla desordenada e irregularidades en el ordenamiento.

Respecto a la toma de notas durante las entrevistas, aunque no es muy aconsejable, por las suspicacias que pueden despertar, es necesario hacerla si se desea una información detallada, sin embargo, deben realizarse de manera escueta y en forma simple para que sea entendible.

                                   ANALISIS DE LOS HECHOS

Durante toda la encuesta se están analizando y criticando los hechos que se recogen, no habiendo posibilidad de separarlos por su intensa relación, por lo que se agrupan las ideas que se comprueban o se rechazan sobre la marcha del trabajo, pero una vez terminada la recogida de datos, debe comprobarse si todos los hechos necesarios y ordenarlos para hacer una análisis detallado, una delimitación de problemas, una formulación de posibles soluciones integrando las ideas y6 llegando a las conclusiones.

El análisis se realiza aplicando la actitud critica e interrogante a todos los problemas y datos; hay preguntas básicas y el correspondiente interrogatorio que será útil comenzar aplicándoles a la unidad en general y a sus actividades, para dirigirlas después a las secciones, fases finalidades, puestos de trabajo, detalles, etc. la pregunta fundamental es por que a fin de buscar la razón de todo lo observado.

De este interrogatorio deducirá el especialista de O. y M. que algunos datos son incompletos, otros tomados en exceso, algunas informaciones demasiado amplias, otras deberán ser descartadas y así hasta condensar los hechos, a fin de conseguir una descripción total del trabajo, al igual que en un mapa en relieve a escala correcta se trata de obtener, perfectamente relacionados entre si todos los accidentes y circunstancias.

Este método tiene una aplicación inmediata al caso de diferentes problemas institucionales en los controles, documentos, y en cuyo campo hay lugar para grandes mejoras y desde luego ahorrar.

Es necesaria una gran imparcialidad en esta etapa, pues no se deben resolver los asuntos solo por intuición o buen sentido, sino que ha de hacerse con una base sólida de hechos, el especialista de O. y M. buscara a través de las preguntas, problemas, deficiencias, demoras o costos, y emparejara las respuestas con sus medidas en perdidas, errores o baja calidad en el trabajo; en esta etapa puede decirse que la intuición es buena ayuda pero no sustituye a la razón.

Deben adoptarse decisiones sobre prioridades, identificando y aislando las materias importantes y amplias, concentrando la atención en los aspectos que precisan ser realizados primero, sobre todo si son datos que han de tenerse fuera de la unidad.

Puede emplearse también en esta etapa, la experiencia de empresas o entidades dedicadas a la misma especialidad; la comparación siempre sugiere nuevas ideas que deben reseñarse y analizarse.

                                          HECHOS NO NECESARIOS

  

No será extraño que al recoger información general se obtenga mas de la necesaria, una confrontación posterior y una revisión del propósito del estudio puede dar la clave de lo que se debe descartarlos problemas a estudiar deben ser observados en si y en relación con los demás, ya que aislados no existen realmente; muchos problemas de método pueden ser un fallo de políticas de mando, de planeamiento o de organización.

Debe dedicarse tiempo suficiente a expresar en frases los problemas actuales que se presentan al encargado asignado de O. y M. esto ayudara a decidir de manera exacta lo que hay que hacer para resolverlos, a clasificar las informaciones y a prevenir contra las ideas irrealizables.

El seguir con detalle la serie de consejos indicados conduce a veces a reconsiderar los objetivos que se han fijado para la unidad. En este caso debe considerarse si ellos son alcanzados con eficacia y economía y una vez adquirida la certeza de ser conveniente la revisión de finalidad, esto debe ser discutido con la unidad superior del departamento.

                                           

                                              ELABORACIÓN DE HIPÓTESIS

Una hipótesis puede definirse como una idea inteligente entre varias a elegir en alternativa, es un punto de partida en una investigación, ya que es una garantía de solución en un problema, el que existan una o más soluciones para elegir.

Las etapas que se mencionan acá para una investigación no son en realidad ni sucesivas, ni herméticas, ni diferenciadas claramente, solo un autómata podrid trabajar así; no debe pensarse, por lo tanto, que el especialista de O. y M. elabora sus hipótesis o formula sus conclusiones únicamente cuando ya obtuvo toda la información, desde luego tendrá que hacer un análisis.

Una buena norma para valorar las ideas o hipótesis es buscar si son favorables a la economía del resultado, lo que es bueno para hacer no siempre cosas extravagantes que no den resultados positivos.

Con el conjunto de los defectos observados, la experiencia propia y ajena, los informes e ideas del personal de la unidad y los hechos recogidos, el especialista de O. y M. probara o rechazara sus diversas posibilidades hasta que encuentre la mejor para el caso en estudio.

Tendrá que considerar la posibilidad de sus propuestas, en cuanto a impedimentos legales o administrativos que deban ser suprimidos; valorara el costo probable de los cambios a realizar, en caso de ser aceptados y explicar cuales serian las ventajas.

En este punto se debe hacer frente a dos peligros:

1. El exceso de perfección en el esquema a elaborar, lo cual se conjurara fijando el grado de servicio que requieran las circunstancias.

2. El hacer cambios por propia voluntad; esta tentación es fuerte ya que parece implícito a toda actuación de O. y M. sin embargo, si el estado de cosas en la unidad se juzga aceptable y correcto, debe manifestarse así sin temor alguno.

En esta etapa serán de gran utilidad para el especialista de O. y M. los consejos u opiniones del equipo de trabajo y especialmente las del personal de la unidad; si el especialista de O. y M. tiene éxito en la colaboración del personal durante la operación, este proceso se culmina al redactar las propuestas y su situación ideal es aquella en que la colaboración es tan intima y continuada que este ultimo trabajo de redacción se hace conjuntamente por el agente de O. y M. y los jefes de la unidad, ya que la complicidad en la aceptación será mas que buena.

                   CONFRONTACION DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La confrontación puede ser realizada manteniendo discusiones con los jefes y empleados interesados, a fin de darles a conocer previamente las propuestas y hasta mostrándoles esquemas y aclaraciones complementarias. Pueden descubrirse en estas discusiones, problemas o situaciones pasadas por alto y que motiven al cambio de propuesta.

Son útiles estas discusiones e importantes por que se dan a conocer los principales motivos de oposición a las propuestas, los cuales se deben clasificar en razonables o no razonables, si se trata de simples prejuicios a todo cambio; igualmente permiten justificar algunas propuestas, ante los jefes de las unidades, basadas en motivos de carácter general del departamento.

Algunas propuestas llevan consigo grandes economías y ventajas pero son difíciles de poner a funcionar o muy poco realizables, y los equipos de O. y M. deben estar preparados para demostrar que pueden ser llevadas a la practica, ya que se supone habrán tenido en cuenta todos los factores.

Puedes ser interesante en esta etapa de discusión de propuestas, mantener reuniones de mesas redondas, seminarios u otra que se considere que se puede aplicar, con todos los interesados de cada unidad participante, para cambiar opiniones y evitar equivocaciones, pudiendo emplear los siguientes medios:

1. Efectuar demostraciones mediante equipos entrenados de otras unidades.

2. Hacer visitas a unidades similares ya organizadas.

3. Emplear esquemas, gráficos, películas y otros materiales y equipos que resalten las ventajas y la economía de lo que se pretende poner en marcha.

La prueba en la realización de las propuestas, servirá al doble propósito de demostrar su posibilidad y presentar su dificultad de realización en grado verdadero; si el especialista de O. y M. no prevé las dificultades, pero piensa vencerlas, existe el peligro de que sus recomendaciones, sin la prueba adecuada, sean rechazadas, y  perder el tiempo sin tener una nueva oportunidad.

Los cambios que afecten a aumentos de personal, en nuevas categorías o entrenamiento especial, deben ser propuestos en conocimiento del jefe de la institución y del jefe del equipo de O. y M.

Los disgustos o desacuerdos que surjan al principio de la encuesta, pueden representar dificultades en la etapa de formulación de propuestas o en la de conclusiones; si estas tienen la oposición del personal de la unidad serán precisos otras nuevas y hasta tener que buscar los hechos nuevamente.

Es preciso mucha paciencia para conseguir acuerdos y fácil el cansancio y hasta desanimarse de hacer ciertos procesos; deben estudiarse los casos de desacuerdo, aclararlos y si es posible, encontrar las modificaciones admisibles para hacer aceptables las propuestas; no se debe abandonar las modificaciones y mejoras que se pretenden de parte del equipo de O. y M. se debe tener una postura firme, después de una reflexión madura y amistosa, puede que cambie para mejorar en el ultimo momento y reconciliar posturas opuestas.

                             PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas de aceptación es una de las cosas mas difíciles de hacer, pues significa volver la espalda a todas las rutinas y hábitos normales; y  es querer botar todo lo que se ha hecho al principio y comenzar de nuevo y esta actitud revolucionaria debe ser permanente y esencial en O. y M.

Es posible presentarlas oralmente o por escrito, en forma de memoria, informe o resumen; el informe es la manera más corriente y aconsejable, otras veces se hace seguir una discusión oral a la presentación de la memoria, encaminada a conseguir el acuerdo de ambas partes; siempre es recomendable entregar un informe detallado.

En caso de discusión, lo que parece inevitable en toda presentación de propuestas, el especialista de O. y M. le serán útiles los siguientes consejos:

1. Debe sacar partido a la idea de que el mismo personal de la unidad ha tomado parte en las propuestas, aceptando las que provengan de todos los que están colaborando y dejando como alternativas dos o mas que sean razonables.

2. Los acuerdos conseguidos en las propuestas, sobre sus principales  puntos estratégicos, no deben ser sacrificados a un empeño de aceptación de los menos importantes; debe reconocerse lo importante y decisivo de la propuesta y lo que no es tanto.

3. Los cambios importantes deben ser detallados meticulosamente; la reacción humana y                      natural de resistirse a todo cambio será mas intensa si esta se efectúa hacia un punto desconocido y oscuro.

4. El perfecto conocimiento que tenga el especialista de O. y M. y de los objetivos y actividades de la unidad será mejor su defensa, su competencia e integridad estarán a prueba.

Cuanto mas amplio sea el alcance de las recomendaciones mayor será la probabilidad de encontrar dificultades en la implementación, La reorganización de una institución o empresa requerirá un planeamiento minucioso y riguroso, antes de ponerlo en marcha y además contar con la característica natural empresarial, el problema es que no se puede llevar a cabo una operación importante sin que todos los involucrados la conozcan y sepan de que se trata para que además participen espontáneamente.

                             EL INFORME, OBJETIVO Y CARÁCTER DEL MISMO

Toda acción de O. y M. debe ir seguida de un informe; en algunos casos puede redactarse informes parciales, si así es requerido, durante la investigación o a causa de que sea muy extenso, se puede presentar en avances.

Su carácter general es la expresión de lo que se ha encomendado hacer de los hechos que sirven de base a la decisión tomada y las recomendaciones que se presentan; debe dirigirse a la persona que pueda tomar la decisión y ser practico y fácil de manejar.

Un buen informe da más importancia a los éxitos de la unidad que se estudia que a sus faltas, debiendo cuidarse su presentación y redacción, no debe perderse de vista que lo importante es sobre todo, el trabajo que representa.

                                               DISEÑO DEL INFORME

Es conveniente redactar los títulos o encabezamientos de las partes mas importantes antes de empezar a escribir el texto y ampliar este esquema con subtítulos o temas de secciones; determinar los apéndices que serán precisos, y de esta forma se concentrara la atención en la estructura, extensión y detalles del informe y ayuda a seguir un orden y a desarrollar como es debido, en forma sistemática, ordenada o secuencialmente todo el contenido del informe final.

Es preciso tener claro los hechos y los conceptos, su conexión y grado de importancia, asegurándose de que las propuestas son correctas y en el debido orden, es decir que se observe y se lea antes de pensar, es decir piense antes de decidir y comenzar a escribir.

La disposición de cualquier informe debe acomodarse al caso particular de lo que se esta trabajando, teniendo en cuenta el clima en que se ha hecho el trabajo u otra condición general; pueden existir varias secciones que ayuden al lector, por ejemplo:

·         titulo de identificación del trabajo.

·         Índice de contenido.

·         Sección preliminar que pueda plantear el problema y conducir a formar ambiente.

·         Cuerpo principal con datos, hechos, deducciones y propuestas que se recomiendan.

·         Resumen de recomendaciones.

·         Apéndices.

Este es el contenido usual, sin embargo puede variar en determinados casos y de acuerdo ala persona que hace el informe, puede variar de tal forma, que puede agregar resúmenes de hechos observados, aunque no es frecuente.

El contenido principal puede tener diversas formas de ordenación, por ejemplo un informe que comprenda el estudio de una unidad en la que existen tres especialidades, tales como:

·         admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

Podría disponerse de las siguientes formas, considerando los tres puntos de vista de O. y M., como es el estado actual; análisis y conclusiones; recomendaciones:

                                (1)

    Estado actual:

·         Admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

               Análisis y conclusiones:

   

·         Admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

          Recomendaciones:

·         Admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

(2)

       

   Admisión y Registro:

·         Estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

 Confrontación:

·         Estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

Resolución legal:

·         estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

Combinando las dos formas anteriores se obtienen otras dos formas posibles:

                             (3)

Estado actual:

·         Admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

Admisión y registro:

                       

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

Confrontación:

           

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

Resolución legal:

·         Análisis y conclusiones.

·         Recomendaciones.

(4)

Admisión y registro:

·         Estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

Confrontación:

·         Estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

Resolución legal:

·         Estado actual.

·         Análisis y conclusiones.

Recomendaciones:

·         admisión y registro.

·         Confrontación.

·         Resolución legal.

El informe es mas claro si se tratan los elementos y son resueltos, antes de pasar a otros problemas, aunque a veces no puede hacerse así; es síntoma de informe confuso el que un elemento aparezca y desaparezca del tema varias veces; por esto, la clasificación hecha al principio no será definitiva hasta el final.

Hay varias formas de hacer los textos; uno será hacer los títulos principales, luego los subtítulos y así sucesivamente hasta rellenar los últimos con el tema; otra forma puede consistir en hacer temas sueltos y terminarlos y luego acoplarlos según un esquema previo; en todo caso no hay un ajuste general, al final hay que darle  el visto bueno.

Los títulos deben ser una guía para el lector, a través del texto; serán breves y precisos aunque nunca en forma excesiva.

Los títulos deben ser discutidos y tratados con el jefe de la unidad para acordar el orden de importancia y colaboración antes de ser reproducido el informe.

                              REDACCIÓN DE LA INTRODUCCIÓN

El principal objetivo de la introducción es definir de manera exacta, clara y breve el fin y objeto del estudio, evitando dudas sobre el asunto que se ha tratado; el establecimiento del objetivo puede no ser bastante claro para expresar con claridad los aspectos a tratar y en ese caso la introducción sirve para ese fin.

En algunas circunstancias, el verdadero propósito del estudio aparece una vez comenzada la investigación y resulta ser otro el establecido; esto puede aclararse en la introducción, lo mismo que si se trata de un informe intermedio o parcial.

Es práctica defectuosa tratar en la introducción, de manera ligera las recomendaciones ya que el lector puede no interesarse y darle poca importancia al informe.

Como complemento a la actuación de los encargados de O. y M. la introducción puede servir para hacer mención en forma breve de la ayuda recibida de los funcionarios de la unidad, asi como cualquier dato relativo al volumen u organización del trabajo; también puede describir la disposición adoptada al escribir el informe.

A veces, la introducción toma carácter de sección preliminar y suministra la base del informe, estos casos son:

·         Cuando O. y M. toma contacto con un tema que no es corriente o no es de su incumbencia, deben explicarse las causas y el camino que se siguió.

·         Al referirse a cambios o desarrollos realizados anteriormente, Debe orientarse al lector haciendo breve historia de la situación.

·         Cuando la apreciación de un trabajo particular requiere conocimientos especiales que se facilitan en el texto.

                                            CUERPO PRINCIPAL

El informe no es una historia, una tesis, ni una enciclopedia sobre el problema en estudio, algunos elementos serán imprescindibles y no podrán excluirse; sus cualidades deben ser:

·         Persuasión y balance comparativo.

·         La importancia de detalles para ser incluidos, por lo que deben ser confrontados con las personas.

·         Que conduzca a una conclusión o recomendación.

·         Que contribuya a reforzar la base de importancia de las recomendaciones.

Un informe poco importante es confuso y poco asimilable; las bases deben ser los hechos precisos y detallados al momento de ser presentados, con los comentarios claros y bien explicados y que estén comprendidos en las recomendaciones del trabajo realizado.

La importancia del balance comparativo debe aplicarse a los apéndices, cuyos contenidos se seleccionaran; si es preciso una exposición de hechos mas explicados que  será mas efectiva y a través de gráficos, organigramas y otros instrumentos para tal caso; el texto será un elemento de asuntos importantes y significativos y contendrá llamadas relativas a las explicaciones en los sitios adecuados.

El informe debe conducir conclusiones y será convincente hasta en la presentación; las afirmaciones deben responder a hechos concretos, evitando toda ambigüedad y el lenguaje a utilizar debe ser impersonal y prudente, debe cuidarse las críticas y evitar toda exageración.

Las descripciones serán objetivas e impersonales y se evitara toda generalización o exageración sobre todo si el panorama es serio y formal, podrán emplearse ejemplos o casos pero de carácter corriente.

Las conclusiones acordadas deben estar presentes en el documento escritas con claridad y precisión para que sean fáciles de comprender.

Puede ser necesario a veces agregar algún material que conduzca a explicar con mayor claridad las conclusiones, tales como:

·         Señalar y comentar algunas de las objeciones que puedan hacerse a las conclusiones.

·         Al presentar propuestas contradictorias o que puedan suponer controversia, deben razonarse para agregar que los cambios propuestos serán de acuerdo con el trabajo de la unidad.

·         En algunos casos es útil para los jefes de la unidad nuevas investigaciones, sobre puntos en los que no sea oportuno la intervención de O. y M.

Las recomendaciones se harán haciendo énfasis en lo esencial y cuidando la presentación y lo importante de las mismas; Cada recomendación se colocara de acuerdo a los razonamientos y no aparecerá de forma casual, se hará referencia en el lugar oportuno del texto.

Es importante presentar las recomendaciones que sean posibles, en forma alternativa o de elección, a fin de evitar la oposición y dar oportunidad al lector para tomar parte en la recomendación que se quiere tomar o adoptar.

No se deben exagerar las ventajas de las recomendaciones, pues además de no ser procedimientos el querer forzar su aceptación, es peligroso para la seriedad de O. y M. por que puede perder credibilidad.

En caso de dificultad de exposición de alguna recomendación podrá hacerse aclaraciones graficas, fuera del informe y que el especialista de O. y M. debe estar dispuesto a facilitar.

                                                   

                                                              

                                             SECCIÓN FINAL

Suele emplearse como resumen de las ventajas y de los cambios propuestos; las conclusiones no deben recoger argumentos que no estén ya empleados en el informe, puesto que las conclusiones se diseñan en base a todo lo que contiene el documento.

                                             RESUMEN DE RECOMENDACIONES

Esta sección no es precisa en todos los informes, solo se incluirá en aquellos casos en que las conclusiones se hayan hecho escalonadamente; se resumirán en forma sintética.

Las recomendaciones se presentaran por el orden de aparición en el documento, agrupadas por asuntos o ramas, o dispuestas en orden de importancia; este resumen es útil para el lector y desde luego para el que hace el documento o autor del mismo y se presentara numerando las recomendaciones y con referencia a los párrafos en los que aparezcan.

                                                             PÁRRAFOS

Deben ser como las piezas con las que se construya el informe, cada uno homogéneo y relativo a un pensamiento o criterio, deben ser coordinados entre si para seguir una idea básica, que debe tratar de concretarse mediante una frase o tópico sencillo.

Párrafos cortos, de una diez líneas como máximo, para que animen el pensamiento y se le sienta mas sabor a la lectura y lograr la concentración, debe usarse este método disciplinadamente y evitar largos párrafos que resulten aburridos.

A veces se intercala un párrafo de transición para pasar de un asunto a otro, pero no debe hacerse referencia a otros asuntos que no estén en relación con la propuesta.

                                                      ESTILO EMPLEADO

Un informe de O. y M. no aumenta de valor por un estilo literario determinado, debe elegirse un estilo para redactar el informe en base a una guía metodologica que le de un estilo especial, pero que sea sencillo de exponerse.

Los lectores se benefician con un informe de lenguaje sencillo, encabezamientos claros y párrafos en sucesión lógica, es decir que sea fácil de leer y de manejar, con una presentación atractiva y encuadernación atrayente y sin excesos.

Palabras concretas y familiares, buen uso de los tiempos del verbo, formulas directas, sin rodeos, ideas cortas en vez de ideas largas y nunca en lenguaje figurado que le toque adivinar al lector.

Debe evitarse el uso de frases frecuentes como en caso de, por ejemplo, de aquí se deduce, o por otra parte, por que al final resulta usar mucho estribillos o muletillas.

En la práctica de O. y M. se debe utilizar:

·         El estilo impersonal en vez del personal.

·         La referencia a los puestos, en vez de a las personas que lo ocupan.

·         La descripción del trabajo de un departamento en los mismos términos que se usan en el.

·         El cuidado en los signos de puntuación, que será de mucha ayuda para el lector.

                                     DEPURACIÓN DEL INFORME

El encargado de redactar el informe no es responsable de hacer una depuración, debe leerse después de haberse redactado, con otra persona que conozca del mismo y que sea imparcial, así se evitaran palabras repetidas, pronombres personales y muchas otras repeticiones.

En la unidad de O. y M. es normal la reunión de tres o cuatro miembros con el jefe respectivo, para estudiar el informe antes de someterlo a consideración del departamento interesado, puede ser una a través de una pequeña conferencia no excluye una discusión previa con los encargados o jefes de la unidad que también puede ayudar a contrastar las conclusiones.

Deben escogerse las palabras adecuadas y cualquier comentario que pueda parecer crítico será suprimido o mejorado.

El informe, a veces, es leído por personas diferentes de aquellas a las que va dirigido y debe ser comprensible para todas y así se evitaran las  palabras muy especializadas, como las abreviaturas y las de uso de O. y M.

Siempre que sea posible, cuando el informe este en esquema debe ser discutido con las personas que lo recibirán, para asegurarse de que los hechos y las conclusiones son correctas; las opiniones recibidas en esta entrevista puede aconsejarse la forma de las conclusiones o ceder en hechos de poca importancia a cambio de mantener lo fundamental.

Es aconsejable la paciencia en esta parte final del informe, ya que mucho éxito esta en el formato a utilizar, así como las frases y en la forma de persuadir; no será perdida de tiempo ni de esfuerzo, si el informe resulta un trabajo que resiste la inspección hasta el siguiente, que puede ser a un plazo de cinco años.

                                  FORMATO NORMALIZADO

Debe adoptarse un formato que sea conservado por cada unidad de O. y M., sin embargo puede haber variaciones, tanto en el formato como en el estilo de redaccion e impresión del documento.

                                 ENTREGA DEL INFORME

El carácter, a veces reservado del informe, hace que sea de circulación restringida, y ello obliga a consultar con el jefe de la unidad o departamento de que forma se procederá.

Una carta en sobre cerrado puede ser el método para incluir contenidos no vertidos en el informe o temas de carácter especial; la carta es útil para agradecer la colaboración prestada, ofrecer ayuda o consejo e evitar a la discusión después de la lectura.

Para algunos trabajos la fecha de entrega es importante, puede ser pospuesta si así lo aconseja el exceso de trabajo de la unidad estudiada, o pasarse de fecha los hechos o el propio informe si se tarda demasiado.

                             REALIZACIÓN DE PROPUESTAS

Los sistemas varían según el grado de participación del especialista de O. y M. en la realización de las recomendaciones; algunas veces termina su misión y responsabilidad en el momento de la entrega del informe, otras puede ser precisa su colaboración durante la aplicación del mismo.

En todo caso, es conveniente mantener contacto con la unidad durante la primera etapa de aplicación de la propuesta, aunque no sea mas que por la satisfacción del trabajo realizado, y demás para estar dispuesto a  aconsejar o aclarar dudas, así como para presionar vigorosamente que se empleen las energías suficientes y necesarias en su aplicación.

Es útil esta continuidad de asistencia, pues suministra no solo una garantía contra posibles incomprensiones de las propuestas, sino experiencia útil para el especialista de O. y M. que puede comprobar las propias fallas, establecer estadísticas y confirmar la certeza de sus previsiones.

                                             NOTA FINAL

Es de advertir, como ultima recomendación, que no se pretende fijar un sistema de actuación, sino solamente una serie de orientaciones en orden sistemático y a través de procesos lógicos, Ya que ninguna actuación de los servicios de O. y M. se ha realizado sin cumplir todas las sugerencias y recomendaciones  de parte de los involucrados, ni hubiese sido posible sin la participación de todos los que en ella participaron, sin embargo, se ha tratado de trabajar bajo las normas para todos los casos y desde luego con la pretensión de que sea posible de adaptarse a cada situación en particular.

                                           PREGUNTAS DE  O. Y M.

1.  Explique cual es la importancia de la confrontación.

2. Explique por que es importante hacer reuniones de mesa redonda.

3. Señale los pasos que debe seguir para  redactar el informe de O. y M.

4. Señale las características fundamentales de la introducción cuando se redacta el informe de O. y M.

5. Señale cuales son los elementos que deben considerarse en el desarrollo de cuerpo principal del informe de O. y M.

6. Señale los materiales que se pueden utilizar para que conduzca a las conclusiones del              informe de O. y M.